MANUAL DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

MANUAL DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

COORDENADORIA DE APOIO ADMINISTRATIVO DO CED

1- SERVIÇOS DE INFRAESTRUTURA E TRANSPORTE

2- SERVIÇO DE RESERVA DE ESPAÇO FÍSICO

3- SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

4- SERVIÇOS DE DIÁRIAS, PASSAGENS E PRESTAÇÃO DE CONTAS

5- SERVIÇOS DE AQUISIÇÃO DE MATERIAIS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

6- SERVIÇOS DE BENS PATRIMONIAIS

7- SERVIÇOS GERAIS

 

1. SERVIÇOS DE INFRAESTRUTURA E TRANSPORTE

Serviços de Chaveiro – compreende todo tipo de serviço relacionado a chaveiro (ex: confecção de chaves, troca de segredos, consertos de fechaduras, aberturas de portas, etc). É um serviço terceirizado coordenado pela Prefeitura Universitária.

  1. Preencher uma solicitação digital no SPA, no site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 351 (manutenção) e assunto 1387 (Manutenção – PU). Após, no campo detalhamento, preencher objetivo/justificativa, quantidade, especificação do local (centro, departamento, bloco, andar e sala) e nome do responsável (com ramal para contato e datas e horários para visita técnica).
  2. Encaminhar para PU/PROAD.
  3. Anotar o nº SPA para acompanhamento do atendimento.

Observações:

  • Serão autorizadas cópias de chaves em caso de: quebra de chave; chave com defeito; porta instalada sem chave, troca de miolo com defeito; troca de segredo da fechadura com defeito; móvel fornecido sem chave de porta ou gaveta.
  • Na perda de chaves só será permitida a liberação da segunda via da cópia uma única vez.
  • Não serão permitidas cópias a alunos bolsistas.
  • Solicitações realizadas fora desse formato não serão aceitas pela PU – para mais informações quanto ao preenchimento de solicitações, consultar o Memorando Circular nº 2/CAA/PU.
  • Telefones úteis: Chaveiro ou com a PU, ramal 5121.

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Serviços de Manutenção – compreende todo tipo de serviço relacionado à manutenção predial, elétrica, hidrossanitária, dentre outros (ex: conserto de tomadas, desentupimento de vasos sanitários e lavatórios, instalação de tomadas, conserto em pinturas, mudanças de móveis, etc). É um serviço terceirizado coordenado pela Prefeitura Universitária.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Manutenção disponível no portal do CED, no menu à esquerda, na aba de Espaço Físico, adicionando identificação do solicitante, características do problema/ocorrência, além de local e serviço de manutenção desejada. Caso possível, o envio de registro fotográfico auxilia na identificação do problema.
  2. O Serviço de Espaço Físico da CAA/CED receberá a solicitação e, caso necessário, realizará levantamento e encaminhará ao setor responsável pelo atendimento (equipe terceirzada da PU).

Observações:

  • Telefones úteis: Serviço de Espaço Físico da CAA/CED – ramal 3553, 4568.

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Serviços de Manutenção de Equipamento eletro-eletrônico, laboratório e óticos. (para manutenção de computadores, seguir o procedimento descrito no item 3 – SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO).

  1. Preencher devidamente o Formulário de Manutenção no portal do CED, no menu à esquerda, na aba de Espaço Físico, Formulário de Manutenção, adicionando identificação do solicitante, características do problema/ocorrência, além de local onde o equipamento se encontra e serviço de manutenção desejada. Caso possível, o envio de registro fotográfico auxilia na identificação do problema.
  2. O Serviço de Espaço Físico da CAA/CED receberá a solicitação e, caso necessário, realizará levantamento e encaminhará ao setor responsável pelo atendimento (equipe do Núcleo de Manutenção da PU).

Observações:

  • Telefones úteis: Serviço de Espaço Físico da CAA/CED – ramal 3553, 4568.

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Serviços de Mudança de Materiais e Bens Patrimoniais.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Movimentação de Patrimônio disponível no portal do CED, no menu à esquerda, na aba de Espaço Físico, adicionando identificação do solicitante e informando o local de origem e de destino dos equipamentos ou bens que serão movidos.
  2. O Serviço de Espaço Físico da CAA/CED receberá a solicitação, realizará levantamento e encaminhará ao setor responsável pelo atendimento (equipe terceirzada da PU).

Observações:

  • No caso da mudança de bens patrimoniais permanentes (ex: mobiliário, computadores, etc) com transferência da carga patrimonial para novo responsável, deve ser observado o procedimento de Solicitação de Transferência Patrimonial.

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Serviços de Transporte de Pessoas – compreende transporte de pessoas para atividades administrativas e acadêmicas com veículos de propriedade da UFSC. Esta atividade não abrange viagens de estudo, visita técnica ou encontros/eventos estudantis, que devem ser viabilizados junto à Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis.

  1. Verificar junto ao Setor de Transporte, ramal 9271, o cronograma de utilização de veículos e motoristas disponíveis.
  2. Após definição da data, preencher devidamente o Formulário de Requisição de Transporte e salvar em formato PDF.
  3. Preencher uma solicitação digital no SPA, no site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 315 (veículo) e assunto 1277 (requisição de transporte). Após, no campo detalhamento, preencher objetivo/justificativa, nome do responsável, e-mail e ramal para contato.
  4. Inserir o arquivo (formulário de pedido) citado no passo 2.
  5. Encaminhar para DTR/PU/PROAD.
  6. Anotar o nº da Solicitação do SPA para acompanhamento do atendimento.

Observações:

  • A aprovação do pedido é condicionada à disponibilidade financeira na rubrica de diária do Setor solicitante para pagamento das despesas de alimentação e hospedagem do motorista.
  • Registre no formulário de requisição de transporte o telefone celular do requerente e solicite o telefone do motorista para evitar qualquer transtorno no dia da viagem.
  • Telefone útil: Divisão de Transporte PU – ramal 9271.
2. SERVIÇO DE RESERVA DE ESPAÇO FÍSICO

Solicitação de Reserva de Espaço Físico – compreende a reserva para utilização dos espaços físicos do CED classificados como sala de reuniões, hall, auditório, sala multiuso (sala do corpo e sala de artes).

  1. Acesse o site http://reservas.ced.ufsc.br/index/instrucoes.php, em que estão disponíveis os procedimentos, critérios, prioridades, bem como Agendas de horários e o Formulário de solicitação de reserva.
  2. Caso a reserva seja para uma data fora do expediente da Universidade, o solicitante deverá entregar junto à Coordenadoria Administrativa do CED o termo de responsabilidade de acesso ao CED em horário fora do expediente devidamente assinado pelo responsável pelo evento para posterior avaliação da Direção do CED.

Observações:

  • Os termos deverão ser entregues junto à Coordenadoria Administrativa do CED com no mínimo 48 horas de antecedência ao evento.
  • A utilização das salas de aula do Bloco A pode ser realizada mediante reserva junto ao Serviço de Espaço Físico do CED.
  • Telefones úteis: Serviço de Espaço Físico da CAA/CED – ramal 3553, 3554 ou 4568.

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3. SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Serviços de Telefonia com privilégio – compreende a inclusão de privilégios nos ramais VOIP e convencionais existentes.

  1. Preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 286 (serviço) e assunto 1006 (serviço-solicitação). Após, no campo detalhamento, preencher objetivo/justificativa, ramal do privilégio, especificação do privilégio (fixo local, celular local, fixo DDD, celular DDD, DDI), especificação do local (Centro, Departamento, bloco, andar e sala) e nome do responsável (com ramal para contatos e datas e horários para visita técnica).
  2. Encaminhar para CAA/CED.
  3. Anotar o nº da Solicitação do SPA para acompanhamento do atendimento.
  4. A Direção do CED avaliará a solicitação e, sendo o caso, encaminhará o pedido para CAA/PROPLAN para atendimento.

Observações:

  • Chamadas Voip para ramais e Instituições conectadas são gratuitas.
  • Chamadas Voip para fixo, celular e DDI tem o mesmo custo dos ramais convencionais.
  • Chamadas interurbanas para celulares deverão ser de caráter oficial.
  • Ligações particulares deverão ser pagas por meio da GRU (www.dmsg.ufsc.br).
  • Telefones úteis: VOIP – ramal 6343, Convencional – ramal 7981.

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Oficialização de demandas de computadores – compreende o registro de demandas de computadores do CED.

  1. Preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 328 (solicitação) e assunto 1199 (solicitação), indicando, no campo detalhamento, a descrição sucinta da demanda do servidor/departamento.
  2. Anexar à solicitação digital o documento de oficialização de demanda de computadores, encontrado no site http://setic.ufsc.br/documento-de-oficializacao-de-demandas-de-computadores/.
  3. Encaminhar a solicitação digital para CAA/CED.
  4. A Direção do CED analisará o pedido e, deferindo-o, dará encaminhamento a solicitação junto a SeTIC/PROPLAN.

Observações:

  • Para cada DOD (Documento de Oficialização de Demanda) deve ser aberto uma nova solicitação digital.
  • Solicitação deve ser preenchida pelo servidor/departamento que necessita do novo equipamento.
  • Solicitação deve ser enviada pelo departamento contendo as demandas que ainda não foram solicitadas (novos servidores / substituição de equipamentos).
  • As solicitações devem ser enviadas somente no final de junho e final de outubro.
  • Para orientações referentes ao hardware dos equipamentos, falar com os Técnicos em Informática do CED, ramal 2244 ou 2247.
  • Telefones Úteis: ramal 3551 ou 9336.

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Outros Serviços de TI – compreende os serviços do Catálogo de Serviços do SeTIC (http://ti.ufsc.br), entre eles:

  • Acesso a redeUFSC (idUFSC, RedeUFSC Sem Fio, VPN para redeUFSC).
  • Aplicativos (Antivírus, Licenciamento de softwares, Terminal de softwares).
  • Centro de dados (Compartilhamento de arquivos, Mail@UFSC – Correio Eletrônico, Páginas@UFSC, Pastas@UFSC, Repositório de arquivos).
  • Comunicação (Manutenção de Telefonia Corporativa VoIP e convencional).
  • Comunicação multimídia.
  • Gerência de computadores (Manutenção de computadores (software e hardware)).
  • Impressão e digitalização.
  • Sistemas acadêmicos.
  • Sistemas administrativos (ADRH, Boletim Oficial da UFSC, SPA – Gestão de Processos Digitais).

 

  1. Logar com o idUFSC no site SeTIC – Portal de Chamados, site http://chamados.setic.ufsc.br.
  2. Preencher o formulário conforme o Tutorial para Abertura e acompanhamento de chamados, lembrando que deve ser indicado, no campo unidade, CED.
  3. Após a abertura do chamado, será enviado automaticamente o número do chamado para o e-mail do solicitante para acompanhamento do atendimento, que também pode ser realizado por meio do 4. Portal de Chamados ou através do e-mail.

Observações:

  • Antes de abrir um chamado verifique se não existe uma solução no FAQ. Respostas para perguntas mais frequentes podem ser encontradas nesse local.
  • Para utilizar o Portal de Chamados, assim como diversos serviços da SeTIC, é necessário possuir um idUFSC. Para informações sobre como criar ou trocar senha do idUFSC, acesse http://id.ufsc.br e clique em “Video de Cadastro no IdUFSC”.
  • Quem não possui idUFSC pode abrir o chamado através do Formulário de Atendimento da SeTIC.
  • Telefones úteis: Serviço de TI da CAA/CED – ramal 2244 ou 2247.

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4. SERVIÇOS DE DIÁRIAS, PASSAGENS E PRESTAÇÃO DE CONTAS

Serviços de Concessão de Diárias e Passagens – compreende a concessão de diárias e passagens referente a deslocamento em serviço no território nacional e no exterior.

  • Setor Financeiro informa que a UFSC não fornece mais passagens terrestres.
  • O Setor Financeiro do CED passou a receber as solicitações de Diárias e Passagens, bem como as Prestações de Contas via e-mail (financeiro.ced@contato.ufsc.br).
  • PRAZOS PARA ENTREGA NO SETOR FINANCEIRO (dias antes do evento): Educação do Campo: 7 dias / Evento fora: 30 dias / Banca de Concurso: 20 dias / Professor Convidado: 20 dias

 

  1. Preencher e assinar devidamente o Formulário de Solicitação de Diárias e Passagens, anexando, obrigatoriamente, todos os documentos necessários à análise do deferimento da viagem, tais como folders do evento, programação, convocação, carta de aceitação, convite, etc. Demais formulários obrigatórios disponíveis em: http://ced.ufsc.br/formularios/. No caso de convidado, é necessário anexar cópia da identidade e do contra-cheque e/ou declaração da Empregadora referente ao valor recebido do ticket alimentação. No caso de diária internacional, é necessário anexar os bilhetes aéreos.
  2. No caso de servidores docentes e TAES vinculados a Departamentos de Ensino ou Colégio de Aplicação, colher a manifestação da respectiva Chefia Imediata (Chefe de Departamento ou Direção do CA) quanto ao afastamento e ao pagamento das verbas solicitadas.
  3. No caso de concessão de passagens, tão logo a emissão das passagens seja finalizada, o solicitante receberá o bilhete eletrônico correspondente no e-mail informado no Formulário citado no passo 1.
    IMPORTANTE: CASO O PROPOSTO DESISTA DE UTILIZAR AS PASSAGENS/DIÁRIAS JÁ PAGAS PELA UFSC, SERÁ NECESSÁRIO O REEMBOLSO IMEDIATO DO VALOR.

Observações:

  • Somente serão analisadas – e eventualmente atendidas – as solicitações em que o Formulário de Solicitação de Diárias e Passagens esteja corretamente preenchido e com a documentação obrigatória anexada pelo requerente, inclusive a autorização de afastamento da chefia imediata e manifestação quanto ao pagamento pleiteado e dentro do prazo estabelecido para tal.
  • A concessão de diárias e passagens pela Direção do CED aos servidores docentes e TAES vinculados a Departamentos de Ensino e Colégio de Aplicação é subsidiária, sendo obrigatório pleitear a verba primeiramente junto ao respectivo Departamento ou Colégio de Aplicação.
  • As diárias e passagens somente serão analisadas – e eventualmente autorizadas – pela Direção do CED havendo disponibilidade de recursos para as respectivas rubricas.
  • Havendo impossibilidade ou indisponibilidade de recursos nas rubricas da Direção do CED para atendimento de todas as solicitações, dentre os pedidos analisados, inclusive os prioritários, serão atendidos os pedidos na seguinte ordem de prioridade:

    I. Solicitações para representação do CED mediante convocação de superior hierárquico;

    II. Solicitações para participação em bancas de concursos públicos do CED, quando o Departamento realizador do concurso não tiver recursos disponíveis para custear essas despesas;

    III. Solicitações de pessoas não atendidas no ano corrente da solicitação;

    IV. Solicitações para organização de eventos acadêmicos;

    V. Solicitações para apresentação de eventos acadêmicos;

    VI. Solicitações para participação de treinamentos;

    VII. Solicitações para participação de eventos acadêmicos;

    VIII. Solicitações para participação de atividades políticas.

  • Persistindo conflitos na ordem de prioridade, os pedidos serão atendidos por ordem de recebimento.
  • Se o proposto não receber o valor integral de diárias e/ou passagens deverá preencher o Termo de Renúncia de Diárias ou Passagem.
  • Se o transporte for particular, anexar o Termo de Opção e Compromisso de Responsabilidade.
  • As diárias serão depositadas na conta corrente do proponente constante nos registros do SCDP.
  • Casos omissos ou extraordinários serão analisados pela Direção do CED.
  • Telefone útil: CAA/CED – ramal 3549.

Observações referentes aos pagamentos com rubricas dos Departamentos:

  • As solicitações de pagamento de diárias e passagens autorizadas pelos Departamentos de Ensino do CED terão desconto das respectivas rubricas de cada Departamento.
  • Não havendo verbas suficientes, a concessão de diárias e passagens se dará com a transferência, em ato contínuo, de verbas departamentais da rubrica de extensão. Não havendo verbas na rubrica de extensão, é facultado à Direção do CED subsidiar a concessão, cujos valores deverão ser restituídos em mês imediatamente posterior. Não havendo verbas de rubricas da Direção do CED, a concessão fica impossibilitada de ser realizada.
  • É facultada aos Departamentos a transferência entre rubricas, desde que tal medida seja solicitada em tempo hábil e devidamente documentada junto à Coordenadoria de Apoio Administrativo para solicitação de análise do pedido junto ao DGO.

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Serviços de Prestação de Contas – compreende relatar e comprovar a realização de uma viagem ou justificar uma viagem não realizada.

  • O Setor Financeiro do CED passou a receber as solicitações de Diárias e Passagens, bem como as Prestações de Contas via e-mail (financeiro.ced@contato.ufsc.br).
  • Prezado proposto: A sua prestação de contas é cadastrada no sistema SCDP após o prazo mínimo de 10 dias úteis do recebimento da documentação pelo Setor Financeiro do CED. Guarde o seu protocolo de entrega para um melhor controle.
  1. Preencher o Formulário de Relatório de Viagem (obrigatório preencher no computador), anexando os bilhetes de passagem, canhotos de embarque aéreo e/ou rodoviário, cópias dos certificados ou declarações de participação no evento, documentos que justifiquem a desistência da viagem, quando for o caso, bem como outros documentos que julgar necessários.
  2. Encaminhar à Coordenadoria Administrativa do CED, no prazo de cinco dias contados do retorno da viagem.
  3. Recebida, a prestação de contas será analisada pelo Representante Administrativo e pela Direção do CED e, sendo aprovada, será providenciada a regularização da viagem junto ao SCDP.

Observações:

  • Caso haja o pagamento de diárias e o servidor não realize a viagem por qualquer motivo ou retorne à sede em data anterior à prevista, deverá restituir a integralidade das diárias ou as excedentes, conforme o caso. Deverá apresentar este relatório devidamente preenchido, com os respectivos documentos obrigatórios anexados em até 05 (cinco) dias úteis a contar da data do retorno da viagem e aguardar o envio de GRU pela Coordenadoria de Apoio Administrativo do CED com o valor que deverá ser devolvido. O Pagamento deverá ser realizado de imediato e o comprovante de depósito deve ser entregue na Coordenadoria.
  • Telefone útil: CAA/CED – ramal 3549.

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5. SERVIÇOS DE AQUISIÇÃO DE MATERIAIS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

Serviço de Material de Expediente – compreende a distribuição de material de expediente aos setores vinculados ao Centro de Ciências da Educação/CED conforme o cronograma de solicitação publicado anualmente pela Coordenadoria Administrativa do CED.

  1. Encaminhar à CAA/CED, por meio de memorando, a relação do material desejado com suas respectivas quantidades.
  2. A CAA/CED, analisará a disponibilidade dos itens solicitados e, os disponíveis, ficarão à disposição do solicitante no Serviço de Espaço Físico/CAA/CED.

Observações:

  • O material será entregue respeitando o cronograma previamente estabelecido e divulgado no site do CED.
  • Pedidos excepcionais somente serão atendidos mediante justificativa a ser analisada pela Direção.
  • Telefones Úteis: ramal 3554 ou 9336.

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Serviços de Empenho de Material Permanente ou Consumo – compreende a aquisição de materiais que já foram objeto de pedido de licitação por parte do solicitante ou aquisição de itens já disponíveis em Atas de Registro de Preços – ARP vigentes da UFSC.

  1. Verificar a disponibilidade de Atas de Registro de Preços – ARP vigentes que contenham o objeto da compra.
  2. Verificar se há saldo disponível para os itens cujo empenho será solicitado, no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, acesse Menu > Compras & Licitações > Consultas e Relatórios > Saldo de R.P. Inserir o número do pregão no campo Nº Edital/Ofício e consultar o saldo dos itens (apague o ano no campo “Processo” caso já esteja preenchido).
  3. Existindo item com ARP vigente e com saldo, preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 64 (compra) e, conforme o caso, assunto 1158 (Compra – Material Permanente) ou 1157 (Compra – Material de Consumo).
  4. Anexar memorando assinado pela Chefia do setor justificando o pedido com a sua motivação e, se possível, cálculo efetuado para obtenção dos quantitativos a serem solicitados.
  5. Anexar, conforme o caso, Formulário de Solicitação de empenho (consumo) ou Ficha de Tombamento (permanente) devidamente preenchidos e assinados.
  6. Encaminhar a solicitação digital para a CAA/CED.
  7. A Direção do CED analisará o pedido e, deferindo-o, dará encaminhamento ao processo junto ao DCL.

Observações:

  • Essa lista de procedimentos tem fins meramente didáticos e operacionais, não desobrigando o estudo da íntegra do Manual de Compras da UFSC, das leis, normas e suas alterações.
  • Não é possível incluir em uma mesma solicitação itens de materiais de consumo e permanente.
  • Quando houver previsão de cores no edital o requerente deverá informar obrigatoriamente a(s) cor(es) do item solicitado.
  • Todas as solicitações estão condicionadas à disponibilidade orçamentária.
  • Contatos úteis: DCL, ramal 2794, e-mail: dcl@contato.ufsc.br.

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Serviços de solicitação de Licitação, Dispensa ou Inexigibilidade para Material Permanente ou Consumo – compreende a compra de equipamentos, mobiliários e compra de materiais de expediente, materiais de laboratório etc.

  • Prezado solicitante: Favor atentar ao prazo mínimo de processamento de seu pedido após o recebimento no Setor Financeiro do CED via SPA: 20 Dias Úteis.
  1. Verificar a disponibilidade de Atas de Registro de Preços – ARP vigentes que contenham o objeto da compra.
  2. Verificar se há saldo disponível para os itens cujo empenho será solicitado, no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, acesse Menu > Compras & Licitações > Consultas e Relatórios > Saldo de R.P. Inserir o número do pregão no campo Nº Edital/Ofício e consultar o saldo dos itens (apague o ano no campo “Processo” caso já esteja preenchido).
  3. Não havendo Ata de Registro de Preços – ARP vigente e com saldo para o item pretendido, preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 173 (Licitação) e, conforme o caso, assunto 643 (Licitação – Abertura), 645 (Licitação – Dispensa) ou 1252 (Licitação – Inexigibilidade).
  4. Anexar o Formulário de Solicitação de Compra de Material de Consumo ou Permanente devidamente preenchido e assinado.
  5. Anexar, conforme o caso, as seguintes peças:

    Para licitação:

    • No mínimo 3 orçamentos de fornecedores distintos com os seguintes requisitos: em papel timbrado e assinado com razão social; CNPJ; endereço completo da empresa; contato da empresa (e-mail e/ou telefone); data de emissão do orçamento; validade do orçamento; funcionário responsável pelo orçamento na empresa; servidor da UFSC responsável pelo colhimento do orçamento.
    • Formulário para indicação de equipe de apoio (para maiores informações, consultar o capítulo 4 do Manual de Compras da UFSC).
    • Declaração de não direcionamento.

    Para dispensa e inexigibilidade:

    • No mínimo 3 orçamentos de fornecedores distintos com os seguintes requisitos: em papel timbrado e assinado com razão social; CNPJ; endereço completo da empresa; contato da empresa (e-mail e/ou telefone); data de emissão do orçamento; validade do orçamento; funcionário responsável pelo orçamento na empresa; servidor da UFSC responsável pelo colhimento do orçamento, dados bancários da empresa e se há aceite de pagamento por meio de empenho.
    • Certidões negativas de débitos de (i) Tributos Federais e da Dívida Ativa da União; (ii) FGTS e (iii) CNDT.
    • Ficha de tombamento (no caso de material permanente) devidamente preenchida e assinada.

    Exclusivamente para pedidos de inexigibilidade:

    • Comprovação de exclusividade realizada através de atestado fornecido pelo órgão de registro do comércio local em que se realizaria a licitação ou a obra ou o serviço, pelo sindicato, federação ou confederação patronal, ou, ainda, pelas entidades equivalentes, dentro do prazo de validade;
      -Comprovantes de que o preço orçado corresponde ao praticado no mercado, mediante apresentação de pelo menos três notas fiscais referentes à venda do(s) item(ns) solicitado(s) para outras instituições públicas ou privadas, sob o(s) mesmo(s) valor(es).
  6. Encaminhar a solicitação digital para a CAA/CED.
  7. A Direção do CED analisará o pedido, que deferindo-o, dará encaminhamento ao processo junto ao DCL.

Observações:

  • Essa lista de procedimentos tem fins meramente didáticos e operacionais, não desobrigando o estudo da íntegra do Manual de Compras da UFSC, das leis, normas e suas alterações.
  • Não é possível incluir em uma mesma solicitação itens de materiais de consumo e permanente ou mesclar hipóteses de licitação, dispensa e inexigibilidade.
  • Para verificar se o item que se deseja adquirir está incluso em algum processo licitatório em andamento, acessar SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, Menu > Compras & Licitações > Consultas e Relatórios > Licitações. Insira o código do item que se deseja pesquisar no campo “Parâmetros da consulta – materiais/serviços” e clique em “Consultar”. Essa busca é somente pelo código, que deve ser consultado previamente pelo interessado no catálogo de materiais. Dessa forma, ao consultar o código informado, se houver outro item com descrição semelhante, mas que esteja catalogado com outro código, o sistema não irá acusar.
  • Cada item de material permanente ou consumo pretendido corresponde a um código. Para consultar o código do item desejado, acessar SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, Menu Pedidos > Compra/Contratação > Catálogo de Materiais. Só podem ser usados os códigos iniciados em 077 (permanente) e 099 (consumo). Inexistindo código condizente com a compra pretendida, seguir os passos de catalogação especificados no item 2.2 do Manual de Compras da UFSC.
  • Para pedidos de dispensa/inexigibilidade: deverá haver justificativa com indicação do respectivo inciso dos artigos 24 ou 25 da Lei nº 8.666/93 que autoriza a dispensa ou inexigibilidade. Note-se que um planejamento inadequado ou deficiente não serve como justificativa para ocorrência de dispensa de licitação (CGU/2011).
  • Para licitação: após a homologação e vigência do pregão através do SRP, a emissão de empenho NÃO ocorre de forma automática, sendo necessário realizar solicitação de empenho conforme orientações contantes no item Serviços de Empenho de Material Permanente ou Consumo do presente Manual.
  • Contatos úteis: DCL, ramal 2794, e-mail: dcl@contato.ufsc.br.

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Serviços de Contratação Direta – Pessoa Jurídica – compreende a emissão de solicitação de empenho para atender, sem licitação, às demandas de prestação de serviços por pessoa jurídica.

  • Prezado solicitante: Favor atentar ao prazo mínimo de processamento de seu pedido após o recebimento no Setor Financeiro do CED via SPA: 20 Dias Úteis.
  1. Preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 328 (solicitação) e assunto 1199 (solicitação), indicando, no campo detalhamento, a descrição sucinta do objeto da contratação.
  2. Anexar à solicitação digital os seguintes documentos:
    • Memorando devidamente assinado com objetivo da contratação e justificativa da dispensa/inexigibilidade de licitação, indicando o inciso pertinente do art. 24 ou 25 da Lei nº 8.666/1993.
    • Três orçamentos atualizados com os seguintes requisitos: em papel timbrado e assinado com razão social; CNPJ; endereço completo da empresa; contato da empresa (e-mail e/ou telefone); data de emissão do orçamento; validade do orçamento; funcionário responsável pelo orçamento na empresa; servidor da UFSC responsável pelo colhimento do orçamento, dados bancários da empresa e se há aceite de pagamento por meio de empenho.
    • Certidões negativas de débitos de (i) Tributos Federais e da Dívida Ativa da União; (ii) FGTS e (iii) CNDT da empresa com menor orçamento.
  3. Encaminhar a solicitação digital para CAA/CED.
  4. A Direção do CED analisará o pedido e deferindo-o, dará encaminhamento ao processo junto ao DCF.
  5. Digitado o empenho pelo DCF, o processo será enviado ao requerente para autorizar a execução dos serviços, e, posteriormente, juntar a nota fiscal referente à prestação de serviços e enviar o processo ao DCF para pagamento. Se as certidões negativas de débitos anteriormente juntadas ao processo estiverem vencidas, deverão ser novamente emitidas antes de encaminhar o processo ao DCF.

Observações:

  • A aprovação ficará condicionada à disponibilidade financeira na rubrica Serviços de Terceiros – Pessoa Jurídica do CED.
  • Telefone útil: DCF – ramal 4219 ou 4211.

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Serviços de Contratação Direta – Pessoa Física – compreende a emissão de solicitação de empenho para atender, sem licitação, às demandas de prestação de serviços pessoa física.

  • Prezado solicitante: Favor atentar ao prazo mínimo de processamento de seu pedido após o recebimento no Setor Financeiro do CED via SPA: 20 Dias Úteis.
  1. Preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 328 (solicitação) e assunto 1199 (solicitação), indicando, no campo detalhamento, a descrição sucinta do objeto da contratação.
  2. Anexar à solicitação digital os seguintes documentos:
    • Memorando devidamente assinado com o objetivo da contratação e justificativa da dispensa/inexigibilidade de licitação, indicando o inciso pertinente do art. 24 ou 25 da Lei nº 8.666/1993.
    • Três orçamentos atualizados com os seguintes requisitos: contato da pessoa física (e-mail e/ou telefone); assinatura; data de emissão do orçamento; validade do orçamento; servidor da UFSC responsável pelo colhimento do orçamento; dados bancários da pessoa física e se há aceite de pagamento por meio de empenho.
    • Certidão Negativa da Dívida Ativa da União.
    • Fotocópia do PIS/PASEP.
    • Declaração de que a pessoa física contratada não possui vínculo empregatício nas três esferas (Federal, Estadual e Municipal);
  3. Encaminhar a solicitação digital para CAA/CED.
  4. A Direção do CED analisará o pedido e, deferindo-o, dará encaminhamento ao processo junto ao DCF.
  5. Digitado o empenho pelo DCF, o processo será enviado ao requerente para autorizar a execução dos serviços, e, posteriormente, juntar a nota fiscal referente à prestação de serviços e enviar o processo ao DCF para pagamento. Se a Certidão Negativa da Dívida Ativa da União anteriormente juntada ao processo estiver vencida, deverá ser novamente emitida antes de encaminhar o processo ao DCF.

Observações:

  • A aprovação ficará condicionada à disponibilidade financeira na rubrica Serviços de Terceiros – Pessoa Física do CED.
  • Telefone útil: DCF – ramal 4219 ou 4211.

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6. SERVIÇOS DE BENS PATRIMONIAIS

Serviços de Solicitação de Mobiliário – compreende a solicitação de mobiliário (ex: mesas, cadeiras, armários, etc) disponível em depósitos do CED para equipar as dependências do Centro.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Movimentação de Patrimônio disponível no portal do CED, no menu à esquerda, na aba de Espaço Físico, adicionando identificação do solicitante, objeto e quantidade da solicitação e o local de destino dos mobiliários solicitados.
  2. O Serviço de Espaço Físico da CAA/CED receberá a solicitação e verificará se há disponibilidade dos móveis no depósito do CED.
  3. Caso haja a disponibilidade, será providenciada a transferência patrimonial do bem em nome do solicitante e posterior transporte do objeto ao local indicado na solicitação.

Observações:

  • Durante todo o processo, o andamento da solicitação poderá ser acompanhado pela Planilha de Acompanhamento.
  • Telefones úteis: Serviço de Espaço Físico da CAA/CED – ramal 3553, 3554 ou 4568.

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Solicitação de Transferência Patrimonial – compreende as movimentações dos bens patrimoniais por meio de transferência. A movimentação de transferência compreende a troca da carga patrimonial para novo responsável e é realizada por meio do Termo de Transferência.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Solicitação de Transferência Patrimonial.
  2. Preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 332 (Patrimônio) e assunto 1189 (Patrimônio – transferência). Após, no campo detalhamento, informar síntese das tranferências patrimoniais solicitadas.
  3. Inserir o arquivo (Formulário de Solicitação de Transferência Patrimonial) citado no passo 1.
  4. Encaminhar para o agente patrimonial designado para o setor/área.
  5. Anotar o nº da solicitação digital para acompanhamento do atendimento.
  6. O agente patrimonial designado para o setor/área emite o Termo de Transferência oficial (quatro vias).
  7. O agente patrimonial designado para o setor/área comunica o novo responsável para assinatura do termo.
  8. O agente patrimonial designado para o setor/área encaminha o termo assinado poara o serviço de Espaço Físico CAA/CED (duas vias do documento físico).
  9. O serviço de Espaço Físico da CAA/CED, encaminha o termo assinado para o DGP.

Observações:

  • Telefone úteis: Serviço de Espaço Físico da CAA/CED – 4568 ou 9336.

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Solicitação de Baixa Patrimonial – compreende as movimentações dos bens patrimoniais, por meio de baixa. A movimentação de baixa compreende aquele material que ficou obsoleto e /ou que não atende mais a necessidade do local.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Recolhimento de Bens Móveis.
  2. Preencher o campo “estado de conservação”, conforme legenda abaixo:
    • Ocioso ou excedente – perfeitas condições de uso, mas sem utilidade no local;
    • Antieconômico – manutenção onerosa ou rendimento precário em virtude de uso prolongado, desgaste prematura ou obsolescência;
    • Recuperável – recuperação possível em até 50% de seu valor de mercado;
    • Irrecuperável – quando não puder mais ser utilizado para o fim a que se destina devido à perda de suas características ou a recuperação custar mais que de 50% do valor de mercado.
  3. Preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 332 (Patrimônio) e assunto 1190 (Patrimônio – recolhimento). Após, no campo detalhamento, informar síntese das baixas patrimoniais solicitadas.
  4. Inserir o arquivo (Formulário de Recolhimento de Bens Móveis) citado no passo 1.
  5. Encaminhar para o agente patrimonial designado para o setor/área.
  6. Anotar o nº SPA para acompanhamento do atendimento.

Observações:

  • Telefone úteis: Serviço de Espaço Físico da CAA/CED – 4568 ou 9336.

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Solicitação de Notificação de Furto – compreende a notificação de furto de bens patrimoniais da Universidade ou de bens particulares.

  1. Isolar o espaço onde ocorreu o furto e chamar a DESEG no ramal – 9442/9555.
  2. O Departamento de Segurança orientará sobre o registo de Boletim de Ocorrência, que deverá ser providenciado junto ao 5º Distrito da Delegacia da Trindade (bem particular) ou à Polícia Federal (bem público).
  3. Comunicar a Direção do CED por meio de memorando informando a especificação do bem atingido, o número do patrimônio, data e local da ocorrência e descrição dos fatos, anexando os seguintes documentos:
    • Boletim de ocorrência registrado junto à DESEG;
    • Boletim de ocorrência registrado junto ao 5º Distrito da Delegacia ou Polícia Federal.
  4. A Coordenadoria Administrativa do CED providenciará a abertura de Termo Circunstanciado Administrativo ou Sindicância, conforme o caso.

Observações:

  • Telefone útil: DESEG – ramal 9442 ou 9555.

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7. SERVIÇOS GERAIS

Serviços gráficos – compreende a confecção de cartão de apresentação, folders, bloco de anotações, crachás para evento, pastas, convites, certificados e outros serviços da mesma natureza.

  • Prezado solicitante: Favor atentar ao prazo mínimo de processamento de seu pedido após o recebimento no Setor Financeiro do CED via SPA: 10 Dias Úteis
  1. O solicitante deve dirigir-se pessoalmente à Imprensa Universitária para realizar orçamento dos serviços solicitados.
  2. Após, preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 286 (serviço) e assunto 1006 (serviço – solicitação), após no campo detalhamento preencher objetivo/justificativa, nome do responsável (e-mail e ramal para contato). Incluir o máximo de informações disponíveis sobre o evento.
  3. Inserir modelo do material a ser impresso e o orçamento fornecido pela Imprensa Universitária.
  4. Encaminhar para setor CED para aprovação da Direção.
  5. Sendo autorizada a realização dos serviços gráficos solicitados, a solicitação digital será encaminhada para a Imprensa Universitária para atendimento.
  6. Anotar o nº da Solicitação Digital do SPA para acompanhamento do atendimento.

Observações:

  • O requerente deverá retirar o material solicitado na Imprensa.
  • A autorização do serviço ficará condicionada a disponibilidade financeira do Centro.
  • Telefone útil: Imprensa Universitária – ramal 9638.

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Serviços de Sedex – compreende a expedição de Sedex via Correios.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Requisição de Sedex.
  2. Preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 286 (serviço) e assunto 1332 (serviço – Sedex), após no campo detalhamento preencher descrição do material a ser postado, objetivo/justificativa, nome do responsável, e-mail e ramal para contato.
  3. Inserir o arquivo (formulário de pedido) citado no passo 1.
  4. Encaminhar a solicitação digital para CAA/CED para autorização.
  5. Anotar o nº da solicitação digital do SPA para acompanhamento do atendimento.
  6. A CAA/CED verificará a disponibilidade financeira, e, sendo o caso, devolverá ao remetente com autorização ou não.
  7. Após o encaminhamento digital realizado pela CAA/CED, o solicitante deverá imprimir o formulário de sedex e comparecer ao Serviço de Comunicação e Expedição (malote), juntamente com o material a ser postado, retirar a autorização e posteriormente entregá-la na agência dos Correios.

Observações:

  • Para preencher o formulário de pedido de envio de Sedex, o solicitante deverá ter em mãos os seguintes dados: nome completo do remetente, Siape, RG, e-mail, nome e endereço do destinatário, justificativa do envio, declaração do conteúdo e quantidade de volumes expedidos.
  • Telefone útil: Serviço de Comunicação e Expedição – Malote – ramal 9779.

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Serviços de Carta Registrada – compreende a expedição de carta registrada via Correios.

  1. Encaminhar para a Coordenadoria Administrativa do CED (térreo do bloco B), a correspondência com envelope aberto para conferência do DPC/SCE/UFSC.
  2. O envelope deve conter bilhete grampeado indicando “Registrada”.
  3. O responsável pelo malote da CAA/CED receberá e encaminhará a correspondência ao DPC/SCE.
  4. O DPC/SCE, receberá os documentos e expedirá ao Serviço do Correios, no dia subsequente, até às 9h00min.

Observações:

  • Não será enviada correspondência de caráter particular.
  • O material a ser enviado será analisado quanto ao peso. Se ultrapassar o limite para este tipo de serviço, o DPC/SCE decidirá pelo serviço de Sedex.
  • Livros não podem ser postados via carta registrada.
  • Telefone útil: Serviço de Comunicação e Expedição – Malote – ramal 9779.

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Serviços de Confecção de Carimbo – compreende a confecção de carimbos, alteração da sua base (borracha), refis e tintas.

  1. Verificar se existe refil que possa ser reutilizado.
  2. Elaborar Modelo do Carimbo em formato PDF.
  3. Preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 64 (compra) e assunto 1184 (compra-confecção de carimbo), após, no campo detalhamento, preencher objetivo/justificativa, nome do responsável, e-mail e ramal para contato.
  4. Inserir o arquivo (modelo do carimbo) citado no passo 2.
  5. Encaminhar para DCL/PROAD.
  6. Anotar o nº da solicitação digital do SPA para acompanhamento do atendimento.

Observações:

  • Caso o Setor disponha de refil de carimbos inutilizados poderá enviar, via malote, à Coordenadoria de Compras de Consumo do DCL junto com a cópia da solicitação digital.
  • A confecção de carimbos depende da disponibilidade orçamentária na rubricas de Serviços-Terceiros/Pessoa Jurídica do Centro.
  • Telefones úteis: ramal 4231 ou 2794.

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Serviços de Limpeza – compreende os serviços relacionados à limpeza predial (ex: limpeza de sanitários, coleta de lixo, varreção dos ambientes, etc). É um serviço terceirizado coordenado pela CAA/CED.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Limpeza disponível no portal do CED, no menu à esquerda, na aba de Espaço Físico, adicionando identificação do solicitante, características do problema/ocorrência, além de local e serviço de manutenção desejada. Caso possível, o envio de registro fotográfico auxilia na identificação do problema.
  2. O Serviço de Espaço Físico da CAA/CED receberá a solicitação e, caso necessário, realizará levantamento e encaminhará ao responsável pela limpeza (equipe terceirzada de limpeza).

Observações:

  • A limpeza nas dependências do CED é realizada diariamente. Caso haja algum problema, este formulário deve ser utilizado para reportar as eventuais necessidades adicionais de limpeza.
  • Telefones úteis: Serviço de Espaço Físico da CAA/CED – ramal 3553, 3554 ou 4568.

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Solicitação de Equipamento – compreende solicitação para utilização de equipamentos sob responsabilidade da Coordenadoria Administrativa do CED.

  1. Preencha o termo de responsabilidade de utilização de equipamento ou o termo de responsabilidade de utilização de equipamento de acessibilidade e entregue junto à Coordenadoria Administrativa do CED para posterior avaliação e resposta.

Observações:

  • O termo deverá ser preenchido por um servidor lotado no CED.
  • Telefones úteis: Serviço de Espaço Físico da CAA/CED – ramal 3553 ou 4568.

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