MANUAL DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

MANUAL DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

COORDENADORIA DE APOIO ADMINISTRATIVO DO CED

1- SERVIÇOS DE CHAVEIRO, MANUTENÇÃO, LIMPEZA E MUDANÇA

2- SERVIÇO DE RESERVA DE ESPAÇO FÍSICO

3- SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

4- SERVIÇOS DE DIÁRIAS, PASSAGENS E PRESTAÇÃO DE CONTAS

5- SERVIÇOS DE AQUISIÇÃO DE MATERIAIS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

6- SERVIÇOS DE BENS PATRIMONIAIS

7- SERVIÇOS GERAIS

1. SERVIÇOS DE CHAVEIRO, MANUTENÇÃO, LIMPEZA E MUDANÇA

Serviços de Chaveiro – compreende todo tipo de serviço relacionado a chaveiro (ex: confecção de chaves, troca de segredos, conserto de fechaduras, abertura de portas, etc). É um serviço terceirizado coordenado pela Prefeitura Universitária (PU) / Secretaria de Obras, Manutenção e Ambiente (SEOMA).

  1. Preencher devidamente o Formulário de Manutenção disponível no portal do CED, no menu “SERVIÇOS” à esquerda, adicionando identificação do solicitante, características do problema/ocorrência, além de local e serviço desejado.
  2. A administração de edifícios do CED irá receber a solicitação, verificar as necessidades, e encaminhará solicitação digital (SPA) de manutenção à PU/SEOMA para que as devidas providências sejam tomadas. .

Observações:

  • Telefone útil: Administração de Edifícios – ramal 4568.

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Serviços de Manutenção predial – compreende todo tipo de serviço relacionado à manutenção predial, elétrica, hidrossanitária, dentre outros (ex: conserto e instalação de tomadas, desentupimento de vasos sanitários e lavatórios, pinturas, dedetização, etc). São serviços, em geral, terceirizados coordenados pelo Departamento de Manutenção Predial e de Infraestrutura (DMPI/SEOMA) e/ou pela PU/SEOMA.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Manutenção disponível no portal do CED, no menu “SERVIÇOS” à esquerda, adicionando identificação do solicitante, características do problema/ocorrência, além de local e serviço de manutenção desejado. Caso possível, o envio de registro fotográfico auxilia na identificação do problema.
  2. A administração de edifícios do CED irá receber a solicitação, verificar as necessidades, e encaminhará solicitação digital (SPA) de manutenção à Secretaria de Obras, Manutenção e Ambiente (SEOMA) para que as devidas providências sejam tomadas.

Observações:

  • Telefone útil: Administração de Edifícios – ramal 4568.

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Serviços de Manutenção de Equipamentos. (para manutenção de computadores, seguir o procedimento descrito no item 3 – SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO).

  1. Preencher devidamente o Formulário de Manutenção no portal do CED, no menu “SERVIÇOS” à esquerda, adicionando identificação do solicitante, características do problema/ocorrência, além de local onde o equipamento se encontra e serviço de manutenção desejado.
  2. A administração de edifícios do CED receberá a solicitação e, caso necessário, realizará levantamento e encaminhará ao setor responsável pelo atendimento (Núcleo de Manutenção – NUMA/PU).

Observações:

  • Telefone útil: Administração de Edifícios – ramal 4568.

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Serviços de Limpeza – compreende os serviços relacionados à limpeza predial (ex: limpeza de sanitários, coleta de lixo, varrição dos ambientes, etc). É um serviço terceirizado coordenado pela PROVAC em conjunto com a CAA/CED.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Manutenção no portal do CED, disponível no portal do CED, no menu “SERVIÇOS” à esquerda, adicionando identificação do solicitante, características do problema/ocorrência, além de local e serviço de limpeza desejado.
  2. A administração de edifícios do CED receberá a solicitação e, caso necessário, realizará levantamento e encaminhará ao responsável pela limpeza (PROVAC).

Observações:

  • Telefone útil: Administração de Edifícios – ramal 4568.

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Serviços de Mudança e Carregadores.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Manutenção disponível no portal do CED, no menu “SERVIÇOS” à esquerda, adicionando identificação do solicitante e informando o local de origem e de destino dos equipamentos ou bens que serão movidos.
  2. A administração de edifícios do CED receberá a solicitação, realizará levantamento e encaminhará ao setor responsável pelo atendimento (PU/SEOMA).

Observações:

  • No caso da mudança de bens patrimoniais permanentes (ex: mobiliário, computadores, etc) com transferência da carga patrimonial para novo responsável, deve ser observado o procedimento de Solicitação de Transferência Patrimonial.

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2. SERVIÇO DE RESERVA DE ESPAÇO FÍSICO

Solicitação de Reserva de Espaço Físico – compreende a reserva para utilização dos espaços físicos do CED classificados como sala de reuniões, hall, auditório, sala multiuso (sala do corpo e sala de artes).

  1. Acesse o site http://reservas.ced.ufsc.br/index/instrucoes.php, em que estão disponíveis os procedimentos, critérios, prioridades, bem como Agendas de horários e o Formulário de solicitação de reserva.
  2. Caso a reserva seja para uma data fora do expediente da Universidade, o solicitante deverá entregar junto à Coordenadoria Administrativa do CED o termo de responsabilidade de acesso ao CED em horário fora do expediente devidamente assinado pelo responsável pelo evento para posterior avaliação da Direção do CED.

Observações:

  • Os termos deverão ser entregues junto à Coordenadoria Administrativa do CED com no mínimo 48 horas de antecedência ao evento.
  • A utilização das salas de aula do Bloco A pode ser realizada mediante reserva junto ao Serviço de Espaço Físico do CED.
  • Telefones úteis: Serviço de Espaço Físico da CAA/CED – ramal 3553, 6327.

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3. SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Serviços de Telefonia com privilégio – compreende a inclusão de privilégios nos ramais VOIP e convencionais existentes.

  1. Preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 286 (serviço) e assunto 1006 (serviço-solicitação). Após, no campo detalhamento, preencher objetivo/justificativa, ramal do privilégio, especificação do privilégio (fixo local, celular local, fixo DDD, celular DDD, DDI), especificação do local (Centro, Departamento, bloco, andar e sala) e nome do responsável (com ramal para contatos e datas e horários para visita técnica).
  2. Encaminhar para CAA/CED.
  3. Anotar o nº da Solicitação do SPA para acompanhamento do atendimento.
  4. A Direção do CED avaliará a solicitação e, sendo o caso, encaminhará o pedido para CAA/PROPLAN para atendimento.

Observações:

  • Chamadas Voip para ramais e Instituições conectadas são gratuitas.
  • Chamadas Voip para fixo, celular e DDI tem o mesmo custo dos ramais convencionais.
  • Chamadas interurbanas para celulares deverão ser de caráter oficial.
  • Ligações particulares deverão ser pagas por meio da GRU (www.dmsg.ufsc.br).
  • Telefones úteis: VOIP – ramal 6343, Convencional – ramal 7981.

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Oficialização de demandas de computadores – compreende o registro de demandas de computadores do CED.

  1. Preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 328 (solicitação) e assunto 1199 (solicitação), indicando, no campo detalhamento, a descrição sucinta da demanda do servidor/departamento.
  2. Anexar à solicitação digital o documento de oficialização de demanda de computadores, encontrado no site http://setic.ufsc.br/documento-de-oficializacao-de-demandas-de-computadores/.
  3. Para cada DOD (Documento de Oficialização de Demanda) deve ser aberto uma nova solicitação digital.
  4. Encaminhar a solicitação digital para CAA/CED.
  5. Anotar o nº da Solicitação Digital do SPA para acompanhamento do atendimento.
  6. A Direção do CED analisará o pedido e, deferindo-o, dará encaminhamento a solicitação junto a SeTIC/PROPLAN.

Observações:

  • Solicitação deve ser preenchida pelo servidor/departamento que necessita do novo equipamento.
  • Solicitação deve conter as demandas que ainda não foram solicitadas (novos servidores / substituição de equipamentos).
  • Para orientações referentes ao hardware dos equipamentos, falar com os Técnicos em TI do CED, ramal 2244 ou 2247.
  • Em caso de dúvidas solicitamos contatar a SeTIC através do ramal 6372 (falar com Rodrigo Gonçalves ou Marcio Clemes).
  • Para acompanhamento de todas as demandas do CED acessar https://redmine.setic.ufsc.br/demandas/demandas.php.

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Outros Serviços de TI – compreende os serviços do Catálogo de Serviços do SeTIC (http://ti.ufsc.br), entre eles:

  • Acesso a redeUFSC (idUFSC, RedeUFSC Sem Fio, VPN para redeUFSC).
  • Aplicativos (Antivírus, Licenciamento de softwares, Terminal de softwares).
  • Centro de dados (Compartilhamento de arquivos, Mail@UFSC – Correio Eletrônico, Páginas@UFSC, Pastas@UFSC, Repositório de arquivos).
  • Comunicação (Manutenção de Telefonia Corporativa VoIP e convencional).
  • Comunicação multimídia.
  • Gerência de computadores (Manutenção de computadores (software e hardware)).
  • Impressão e digitalização.
  • Sistemas acadêmicos.
  • Sistemas administrativos (ADRH, Boletim Oficial da UFSC, SPA – Gestão de Processos Digitais).

  1. Logar com o idUFSC no site SeTIC – Portal de Chamados, site http://chamados.setic.ufsc.br.
  2. Preencher o formulário conforme o Tutorial para Abertura e acompanhamento de chamados, lembrando que deve ser indicado, no campo unidade, CED.
  3. Após a abertura do chamado, será enviado automaticamente o número do chamado para o e-mail do solicitante para acompanhamento do atendimento, que também pode ser realizado por meio do 4. Portal de Chamados ou através do e-mail.

Observações:

  • Antes de abrir um chamado verifique se não existe uma solução no FAQ. Respostas para perguntas mais frequentes podem ser encontradas nesse local.
  • Para utilizar o Portal de Chamados, assim como diversos serviços da SeTIC, é necessário possuir um idUFSC. Para informações sobre como criar ou trocar senha do idUFSC, acesse http://id.ufsc.br e clique em "Video de Cadastro no IdUFSC".
  • Quem não possui idUFSC pode abrir o chamado através do Formulário de Atendimento da SeTIC.
  • Telefones úteis: Serviço de TI da CAA/CED – ramal 2244 ou 2247.

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4. SERVIÇOS DE DIÁRIAS, PASSAGENS E PRESTAÇÃO DE CONTAS

Serviços de Concessão de Diárias e Passagens – compreende a concessão de diárias e passagens referente a deslocamento em serviço no território nacional e no exterior.

  • ATENÇÃO: OS DOCUMENTOS DEVEM SER ENVIADOS EM FORMATO PDF E SEPARADOS POR TIPO.
  • Setor Financeiro informa que a UFSC não fornece mais passagens terrestres.
  • O Setor Financeiro do CED passou a receber as solicitações de Diárias e Passagens, bem como as Prestações de Contas via e-mail (financeiro.ced@contato.ufsc.br).
  • PRAZOS PARA ENTREGA NO SETOR FINANCEIRO (dias antes do evento): Educação do Campo: 7 dias / Evento fora: 30 dias / Banca de Concurso: 20 dias / Professor Convidado: 20 dias

  1. Preencher e assinar devidamente o Formulário de Solicitação de Diárias e Passagens, anexando, obrigatoriamente, todos os documentos necessários à análise do deferimento da viagem, tais como folders do evento, programação, convocação, carta de aceitação, convite, etc. Demais formulários obrigatórios disponíveis em: http://ced.ufsc.br/formularios/. No caso de convidado, é necessário anexar cópia da identidade e do contra-cheque e/ou declaração da Empregadora referente ao valor recebido do ticket alimentação. No caso de diária internacional, é necessário anexar os bilhetes aéreos.
  2. No caso de servidores docentes e TAES vinculados a Departamentos de Ensino ou Colégio de Aplicação, colher a manifestação da respectiva Chefia Imediata (Chefe de Departamento ou Direção do CA) quanto ao afastamento e ao pagamento das verbas solicitadas.
  3. No caso de concessão de passagens, tão logo a emissão das passagens seja finalizada, o solicitante receberá o bilhete eletrônico correspondente no e-mail informado no Formulário citado no passo 1.
    IMPORTANTE: CASO O PROPOSTO DESISTA DE UTILIZAR AS PASSAGENS/DIÁRIAS JÁ PAGAS PELA UFSC, SERÁ NECESSÁRIO O REEMBOLSO IMEDIATO DO VALOR.

Observações:

  • Somente serão analisadas – e eventualmente atendidas – as solicitações em que o Formulário de Solicitação de Diárias e Passagens esteja corretamente preenchido e com a documentação obrigatória anexada pelo requerente, inclusive a autorização de afastamento da chefia imediata e manifestação quanto ao pagamento pleiteado e dentro do prazo estabelecido para tal.
  • A concessão de diárias e passagens pela Direção do CED aos servidores docentes e TAES vinculados a Departamentos de Ensino e Colégio de Aplicação é subsidiária, sendo obrigatório pleitear a verba primeiramente junto ao respectivo Departamento ou Colégio de Aplicação.
  • As diárias e passagens somente serão analisadas – e eventualmente autorizadas – pela Direção do CED havendo disponibilidade de recursos para as respectivas rubricas.
  • Havendo impossibilidade ou indisponibilidade de recursos nas rubricas da Direção do CED para atendimento de todas as solicitações, dentre os pedidos analisados, inclusive os prioritários, serão atendidos os pedidos na seguinte ordem de prioridade:

    I. Solicitações para representação do CED mediante convocação de superior hierárquico;

    II. Solicitações para participação em bancas de concursos públicos do CED, quando o Departamento realizador do concurso não tiver recursos disponíveis para custear essas despesas;

    III. Solicitações de pessoas não atendidas no ano corrente da solicitação;

    IV. Solicitações para organização de eventos acadêmicos;

    V. Solicitações para apresentação de eventos acadêmicos;

    VI. Solicitações para participação de treinamentos;

    VII. Solicitações para participação de eventos acadêmicos;

    VIII. Solicitações para participação de atividades políticas.

  • Persistindo conflitos na ordem de prioridade, os pedidos serão atendidos por ordem de recebimento.

  • Se o proposto não receber o valor integral de diárias e/ou passagens deverá preencher o Termo de Renúncia de Diárias ou Passagem.

  • Se o transporte for particular, anexar o Termo de Opção e Compromisso de Responsabilidade.

  • As diárias serão depositadas na conta corrente do proponente constante nos registros do SCDP.

  • Casos omissos ou extraordinários serão analisados pela Direção do CED.

  • Telefone útil: CAA/CED – ramal 3549.

Observações referentes aos pagamentos com rubricas dos Departamentos:

  • As solicitações de pagamento de diárias e passagens autorizadas pelos Departamentos de Ensino do CED terão desconto das respectivas rubricas de cada Departamento.
  • Não havendo verbas suficientes, a concessão de diárias e passagens se dará com a transferência, em ato contínuo, de verbas departamentais da rubrica de extensão. Não havendo verbas na rubrica de extensão, é facultado à Direção do CED subsidiar a concessão, cujos valores deverão ser restituídos em mês imediatamente posterior. Não havendo verbas de rubricas da Direção do CED, a concessão fica impossibilitada de ser realizada.
  • É facultada aos Departamentos a transferência entre rubricas, desde que tal medida seja solicitada em tempo hábil e devidamente documentada junto à Coordenadoria de Apoio Administrativo para solicitação de análise do pedido junto ao DGO.

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Serviços de Prestação de Contas – compreende relatar e comprovar a realização de uma viagem ou justificar uma viagem não realizada.

  • ATENÇÃO: OS DOCUMENTOS DEVEM SER ENVIADOS EM FORMATO PDF E SEPARADOS POR TIPO.
  • O Setor Financeiro do CED passou a receber as solicitações de Diárias e Passagens, bem como as Prestações de Contas via e-mail (financeiro.ced@contato.ufsc.br).

  • Prezado proposto: A sua prestação de contas é cadastrada no sistema SCDP após o prazo mínimo de 10 dias úteis do recebimento da documentação pelo Setor Financeiro do CED. Guarde o seu protocolo de entrega para um melhor controle.

  1. Preencher o Formulário de Relatório de Viagem, anexando os bilhetes de passagem, canhotos de embarque aéreo e/ou rodoviário, cópias dos certificados ou declarações de participação no evento, documentos que justifiquem a desistência da viagem, quando for o caso, bem como outros documentos que julgar necessários.
  2. Encaminhar à Coordenadoria Administrativa do CED (VIA EMAIL para o endereço financeiro.ced@contato.ufsc.br), no prazo de cinco dias contados do retorno da viagem.
  3. Recebida, a prestação de contas será analisada pelo Representante Administrativo e pela Direção do CED e, sendo aprovada, será providenciada a regularização da viagem junto ao SCDP.

Observações:

  • Caso haja o pagamento de diárias e o servidor não realize a viagem por qualquer motivo ou retorne à sede em data anterior à prevista, deverá restituir a integralidade das diárias ou as excedentes, conforme o caso. Deverá apresentar este relatório devidamente preenchido, com os respectivos documentos obrigatórios anexados em até 05 (cinco) dias úteis a contar da data do retorno da viagem e aguardar o envio de GRU pela Coordenadoria de Apoio Administrativo do CED com o valor que deverá ser devolvido. O Pagamento deverá ser realizado de imediato e o comprovante de depósito deve ser entregue na Coordenadoria.
  • Telefone útil: CAA/CED – ramal 3549.

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5. SERVIÇOS DE AQUISIÇÃO DE MATERIAIS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

Pedido de Material de Expediente

  1. Encaminhar e-mail para compras.ced@contato.ufsc.br com a relação do material desejado com suas respectivas quantidades.
  2. A Coordenadoria de Apoio Administrativo analisará a disponibilidade dos itens solicitados, encaminhará e-mail informando os itens disponíveis e estes ficarão à disposição do solicitante na CAA/CED;
  3. Os itens de materiais de expediente serão fornecidos de acordo com os disponíveis no almoxarifado Central da UFSC

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Pedido de material de consumo

Cada setor deverá realizar um planejamento anual com todas as necessidades, envolvendo todos os servidores do setor, especialmente das chefias, pois é o(a) responsável pela consolidação do pedido, visando antecipar problemas e necessidades para que não sejam prejudicadas aulas e atividades.

Considerando que os materiais comprados através de processo licitatório levam alguns meses a serem entregues, deve-se organizar as solicitações pensando no tempo que os materiais demorarão a chegar, ou seja, planejar com antecedência e prevendo um prazo longo para entrega dos itens solicitados.

Segue os passos do processo de licitação que são de responsabilidade dos requerentes:

Após realizar o levantamento dos itens a serem adquiridos e observar o calendário de compras do CED o requerente deverá seguir os seis passos de acordo com o procedimento descrito abaixo:

  1. Cadastrar solicitação digital no SPA com:

    • Grupo de assunto: Licitação (173);
    • Assunto: Licitação, Solicitação (649);
    • Encaminhar para: CAA/CED;
    • Anexar as seguintes peças: Memorando, Pesquisa de Preços, Indicação Equipe de Apoio, Declaração de não direcionamento de marca, Relatório de Pesquisa de Preços, detalhadas do 2º ao 6º passo;
  2. Memorando de solicitação de abertura de processo de compra endereçado ao Pró-Reitor de Administração contendo:

    • Justificativa contendo: motivo e finalidade da utilização do material, para quê, quando, onde, por quanto tempo os materiais serão utilizados e beneficiários diretos da aquisição dos materiais;
    • Nome do material com o respectivo código, este deverá ser retirado do Catálogo da UFSC de Material de Consumo. Para consultar de forma mais rápida o catálogo de materiais, poderá ser solicitado à SETIC acesso ao módulo sistema: pedidos, compra contratação, catálogo de materiais. Observação: caso o material desejado não esteja catalogado, solicitar ao setor de compras via e-mail compras.ced@contato.ufsc.br seu cadastramento;
    • Quantidade solicitada para o período de no mínimo um ano;
    • Assinatura, data e carimbo da chefia responsável;
  3. Pesquisa de preços que deverá ser realizada pelo requerente, em conformidade com as Regras para Realização de Pesquisa de Preços e com as IN nº 3 de 20 de abril de 2017 do MPOG, IN nº 5 de 27 de junho de 2014 do MPOG e IN nº 7 de 29 de agosto de 2014 do MPOG seguindo rigorosamente as determinações.

    • O pedido deve ser instruído com no mínimo 3 (três) orçamentos de fornecedores distintos que deverá ser obtido respeitando as seguintes orientações:
    • Tendo em vista o disposto na Instrução Normativa nº 3 do MPOG, deverá ser priorizada a obtenção dos preços de referência a serem utilizados nos processos licitatórios obtidos por meio do Painel de Preços ou em contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços; (Manual Painel de Preços);
    • É necessária uma análise crítica dos preços obtidos no Painel de Compras, de modo que não sejam inexequíveis ou excessivamente elevados. Nestes casos, poderão, justificadamente, ser utilizados preços provenientes de outras fontes, tais como orçamentos realizados diretamente pelos fornecedores ou obtidos em sítios eletrônicos de domínio amplo;
    • Os orçamentos obtidos em sítios eletrônicos de domínio amplo precisam constar o CNPJ da empresa, data e hora. Para facilitar deve se consulta via navegador Mozilla Firefox que gera arquivos .pdf com data e hora no canto inferior de todas as páginas;
    • Para a definição do valor de referência, os orçamentos não devem ter uma grande variação de preço, onde um orçamento supere o de menor valor em mais de duas vezes. Segundo posicionamento do TCU: “A pesquisa de preços que antecede a elaboração do orçamento de licitação demanda avaliação crítica dos valores obtidos, a fim de que sejam descartados aqueles que apresentem grande variação em relação aos demais e, por isso, comprometam a estimativa do preço de referência”.
  4. Formulário de indicação de equipe de apoio devidamente preenchido, exceto número do processo (que será gerado após envio do pedido pela Direção);

  5. Declaração de não direcionamento de marca assinada pela equipe de apoio;

  6. Relatório de pesquisa de preços):

    • Deverá ser confeccionado um relatório sobre a Pesquisa de Preços, em conformidade com as Regras para Realização de Pesquisa de Preços (item 1, alínea c);
    • Sem endereçamento;
    • Identificando os servidores responsáveis pela pesquisa;
    • Informando o período de realização;
    • Narrando o passo-a-passo executado;
    • Descrevendo a metodologia utilizada e a análise dos resultados alcançados;
    • Informar a escolha da média ou mediana obtida no Painel de Preços;
    • Indicando as conclusões obtidas a partir da análise e descrição dos eventuais medidas adotadas;
    • Rol de todos os documentos pertinentes, com indicação das respectivas folhas em que se encontram no processo;
    • Assinado pelo relator e/ou servidores responsáveis pela pesquisa.

Observações:

  • Todos os pedidos deverão ser encaminhados via SPA.
  • Responsáveis: Jackeline C. Pinheiro
  • Ramais: 3566
  • E-mail: compras.ced@contato.ufsc.br

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Pedido de material permanente

Cada setor deverá realizar um planejamento anual com suas respectivas necessidades. Nesse planejamento é importantíssima a participação de todos os servidores do setor, especialmente das chefias, pois é o(a) responsável pela consolidação do pedido, visando antecipar problemas e necessidades para que não sejam prejudicadas aulas e atividades.

Considerando que os materiais comprados através de processo licitatório levam alguns meses a serem entregues, deve-se organizar suas solicitações pensando no tempo que os materiais demorarão a chegar, ou seja, planejar com antecedência e prevendo um prazo longo para entrega dos itens solicitados.

Segue os passos do processo de licitação que são de responsabilidade dos requerentes:

Após realizar o levantamento dos itens a serem adquiridos e observar o calendário de compras do CED o requerente deverá seguir os seis passos de acordo com o procedimento descrito abaixo:

  1. Cadastrar solicitação digital no SPA com:
    • Grupo de assunto: Licitação (173);
    • Assunto: Licitação, Solicitação (649);
    • Encaminhar para: CAA/CED;
    • Anexar as seguintes peças: Memorando, Pesquisa de Preços, Indicação Equipe de Apoio, Declaração de não direcionamento de marca, Relatório de Pesquisa de Preços, detalhadas do 2º ao 6º passo;
  2. Memorando de solicitação de abertura de processo de compra endereçado ao Pró-Reitor de Administração contendo:
    • Justificativa contendo: motivo e finalidade da utilização do material, para quê, quando, onde, por quanto tempo os materiais serão utilizados e beneficiários diretos da aquisição dos materiais;
    • Nome do material com o respectivo código, este deverá ser retirado do Catálogo da UFSC de Material Permanente. Para consultar de forma mais rápida o catálogo de materiais, poderá ser solicitado à SETIC acesso ao módulo sistema: pedidos, compra contratação, catálogo de materiais. Observação: caso o material desejado não esteja catalogado, solicitar ao setor de compras via e-mail compras.ced@contato.ufsc.br seu cadastramento;
    • Quantidade solicitada para o período de no mínimo um ano;
    • Assinatura, data e carimbo da chefia responsável;
  3. Pesquisa de preços que deverá ser realizada pelo requerente, em conformidade com as Regras para Realização de Pesquisa de Preços e com as IN nº 3 de 20 de abril de 2017 do MPOG, IN nº 5 de 27 de junho de 2014 do MPOG e IN nº 7 de 29 de agosto de 2014 do MPOG seguindo rigorosamente as determinações.
    • Tendo em vista o disposto na Instrução Normativa nº 3 do MPOG, deverá ser priorizada a obtenção dos preços de referência a serem utilizados nos processos licitatórios obtidos por meio do Painel de Preços ou em contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços; (Manual Painel de Preços);
    • É necessária uma análise crítica dos preços obtidos no Painel de Compras, de modo que não sejam inexequíveis ou excessivamente elevados. Nestes casos, poderão, justificadamente, ser utilizados preços provenientes de outras fontes, tais como orçamentos realizados diretamente pelos fornecedores ou obtidos em sítios eletrônicos de domínio amplo;
    • Os orçamentos obtidos em sítios eletrônicos de domínio amplo precisam constar o CNPJ da empresa, data e hora;
    • Para a definição do valor de referência, os orçamentos não devem ter uma grande variação de preço, onde um orçamento supere o de menor valor em mais de duas vezes. Segundo posicionamento do TCU: “A pesquisa de preços que antecede a elaboração do orçamento de licitação demanda avaliação crítica dos valores obtidos, a fim de que sejam descartados aqueles que apresentem grande variação em relação aos demais e, por isso, comprometam a estimativa do preço de referência”.
  4. Formulário de indicação de equipe de apoio devidamente preenchido, exceto número do processo (que será gerado após envio do pedido pela Direção);
  5. Declaração de não direcionamento de marca assinada pela equipe de apoio;
  6. Modelo Relatório de pesquisa de preços:
    • Deverá ser confeccionado um relatório sobre a Pesquisa de Preços, em conformidade com as Regras para Realização de Pesquisa de Preços (item 1, alínea c);
    • Sem endereçamento;
    • Identificando os servidores responsáveis pela pesquisa;
    • Informando o período de realização;
    • Narrando o passo-a-passo executado;
    • Descrevendo a metodologia utilizada e a análise dos resultados alcançados;
    • Informar a escolha da média ou mediana obtida no Painel de Preços;
    • Indicando as conclusões obtidas a partir da análise e descrição dos eventuais medidas adotadas;
    • Rol de todos os documentos pertinentes, com indicação das respectivas folhas em que se encontram no processo;
    • Assinado pelo relator e/ou servidores responsáveis pela pesquisa.

Observações:

  • Todos os pedidos deverão ser encaminhados via SPA.
  • Responsáveis: Jackeline C. Pinheiro e Gabriela Guichard de Lima Beck
  • Ramais: 3566 e 3549
  • E-mail: compras.ced@contato.ufsc.br

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6. SERVIÇOS DE BENS PATRIMONIAIS

Orientações gerais:

Serviços de Solicitação de Mobiliário – compreende a solicitação de mobiliário (ex: mesas, cadeiras, armários, etc) disponível em depósitos do CED para equipar as dependências do Centro.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Movimentação de Patrimônio disponível no portal do CED, no menu à esquerda, na aba de Espaço Físico, adicionando identificação do solicitante, objeto e quantidade da solicitação e o local de destino dos mobiliários solicitados.
  2. O Serviço de Espaço Físico da CAA/CED receberá a solicitação e verificará se há disponibilidade dos móveis no depósito do CED.
  3. Caso haja a disponibilidade, será providenciada a transferência patrimonial do bem em nome do solicitante e posterior transporte do objeto ao local indicado na solicitação.

Observações:

  • Agente Patrimonial Seccional: Luana Schieffelbein.
  • Serviço de Patrimônio e Espaço Físico da CAA/CED (48) 3721-6327.

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Solicitação de Transferência Patrimonial – compreende as movimentações dos bens patrimoniais por meio de transferência. A movimentação de transferência compreende a troca da carga patrimonial para novo responsável e é realizada por meio do Termo de Transferência.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Solicitação de Transferência Patrimonial.
  2. Preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 332 (Patrimônio) e assunto 1189 (Patrimônio – transferência). Após, no campo detalhamento, informar síntese das tranferências patrimoniais solicitadas.
  3. Inserir o arquivo (Formulário de Solicitação de Transferência Patrimonial) citado no passo 1.
  4. Encaminhar para o agente patrimonial designado para o setor/área.
  5. Anotar o nº da solicitação digital para acompanhamento do atendimento.
  6. O agente patrimonial designado para o setor/área emite o Termo de Transferência oficial (quatro vias).
  7. O agente patrimonial designado para o setor/área comunica o novo responsável para assinatura do termo.
  8. O agente patrimonial designado para o setor/área encaminha o termo assinado poara o serviço de Espaço Físico CAA/CED (duas vias do documento físico).
  9. O serviço de Espaço Físico da CAA/CED, encaminha o termo assinado para o DGP.

Observações:

  • Agente Patrimonial Seccional: Luana Schieffelbein.
  • Serviço de Patrimônio e Espaço Físico da CAA/CED (48) 3721-6327.

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Solicitação de Baixa Patrimonial – compreende as movimentações dos bens patrimoniais, por meio de baixa. A movimentação de baixa compreende aquele material que ficou obsoleto e /ou que não atende mais a necessidade do local.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Recolhimento de Bens Móveis.
  2. Preencher o campo “estado de conservação”, conforme legenda abaixo:
    • Ocioso ou excedente – perfeitas condições de uso, mas sem utilidade no local;
    • Antieconômico – manutenção onerosa ou rendimento precário em virtude de uso prolongado, desgaste prematura ou obsolescência;
    • Recuperável – recuperação possível em até 50% de seu valor de mercado;
    • Irrecuperável – quando não puder mais ser utilizado para o fim a que se destina devido à perda de suas características ou a recuperação custar mais que de 50% do valor de mercado.
  3. Preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 332 (Patrimônio) e assunto 1190 (Patrimônio – recolhimento). Após, no campo detalhamento, informar síntese das baixas patrimoniais solicitadas.
  4. Inserir o arquivo (Formulário de Recolhimento de Bens Móveis) citado no passo 1.
  5. Encaminhar para o agente patrimonial designado para o setor/área.
  6. Anotar o nº SPA para acompanhamento do atendimento.

Observações:

  • Agente Patrimonial Seccional: Luana Schieffelbein.
  • Serviço de Patrimônio e Espaço Físico da CAA/CED (48) 3721-6327.

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Solicitação de Notificação de Furto – compreende a notificação de furto de bens patrimoniais da Universidade ou de bens particulares.

  1. Isolar o espaço onde ocorreu o furto e chamar a DESEG no ramal – 9442/9555.
  2. O Departamento de Segurança orientará sobre o registo de Boletim de Ocorrência, que deverá ser providenciado junto ao 5º Distrito da Delegacia da Trindade (bem particular) ou à Polícia Federal (bem público).
  3. Comunicar a Direção do CED por meio de memorando informando a especificação do bem atingido, o número do patrimônio, data e local da ocorrência e descrição dos fatos, anexando os seguintes documentos:
    • Boletim de ocorrência registrado junto à DESEG;
    • Boletim de ocorrência registrado junto ao 5º Distrito da Delegacia ou Polícia Federal.
  4. A Coordenadoria Administrativa do CED providenciará a abertura de Termo Circunstanciado Administrativo ou Sindicância, conforme o caso.

Observações:

  • Telefone útil: DESEG – ramal 9442 ou 9555.
  • Serviço de Patrimônio e Espaço Físico da CAA/CED (48) 3721-6327.

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7. SERVIÇOS GERAIS

Serviços gráficos – compreende a confecção de cartão de apresentação, folders, bloco de anotações, crachás para evento, pastas, convites, certificados e outros serviços da mesma natureza.

  • Prezado solicitante: Favor atentar ao prazo mínimo de processamento de seu pedido após o recebimento no Setor Financeiro do CED via SPA: 10 Dias Úteis
  1. O solicitante deve dirigir-se pessoalmente à Imprensa Universitária para realizar orçamento dos serviços solicitados.
  2. Após, preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 286 (serviço) e assunto 1006 (serviço – solicitação), após no campo detalhamento preencher objetivo/justificativa, nome do responsável (e-mail e ramal para contato). Incluir o máximo de informações disponíveis sobre o evento.
  3. Inserir modelo do material a ser impresso e o orçamento fornecido pela Imprensa Universitária.
  4. Encaminhar para setor CED para aprovação da Direção.
  5. Sendo autorizada a realização dos serviços gráficos solicitados, a solicitação digital será encaminhada para a Imprensa Universitária para atendimento.
  6. Anotar o nº da Solicitação Digital do SPA para acompanhamento do atendimento.

Observações:

  • O requerente deverá retirar o material solicitado na Imprensa.
  • A autorização do serviço ficará condicionada a disponibilidade financeira do Centro.
  • Telefone útil: Imprensa Universitária – ramal 9638.

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Serviços de Sedex – compreende a expedição de Sedex via Correios.

  1. Preencher devidamente o Formulário de Requisição de Sedex.
  2. Preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 286 (serviço) e assunto 1332 (serviço – Sedex), após no campo detalhamento preencher descrição do material a ser postado, objetivo/justificativa, nome do responsável, e-mail e ramal para contato.
  3. Inserir o arquivo (formulário de pedido) citado no passo 1.
  4. Encaminhar a solicitação digital para CAA/CED para autorização.
  5. Anotar o nº da solicitação digital do SPA para acompanhamento do atendimento.
  6. A CAA/CED verificará a disponibilidade financeira, e, sendo o caso, devolverá ao remetente com autorização ou não.
  7. Após o encaminhamento digital realizado pela CAA/CED, o solicitante deverá imprimir o formulário de sedex e comparecer ao Serviço de Comunicação e Expedição (malote), juntamente com o material a ser postado, retirar a autorização e posteriormente entregá-la na agência dos Correios.

Observações:

  • Para preencher o formulário de pedido de envio de Sedex, o solicitante deverá ter em mãos os seguintes dados: nome completo do remetente, Siape, RG, e-mail, nome e endereço do destinatário, justificativa do envio, declaração do conteúdo e quantidade de volumes expedidos.
  • Telefone útil: Serviço de Comunicação e Expedição – Malote – ramal 9779.

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Serviços de Carta Registrada – compreende a expedição de carta registrada via Correios.

  1. Encaminhar para a Coordenadoria Administrativa do CED (térreo do bloco B), a correspondência com envelope aberto para conferência do DPC/SCE/UFSC.
  2. O envelope deve conter bilhete grampeado indicando "Registrada".
  3. O responsável pelo malote da CAA/CED receberá e encaminhará a correspondência ao DPC/SCE.
  4. O DPC/SCE, receberá os documentos e expedirá ao Serviço do Correios, no dia subsequente, até às 9h00min.

Observações:

  • Não será enviada correspondência de caráter particular.
  • O material a ser enviado será analisado quanto ao peso. Se ultrapassar o limite para este tipo de serviço, o DPC/SCE decidirá pelo serviço de Sedex.
  • Livros não podem ser postados via carta registrada.
  • Telefone útil: Serviço de Comunicação e Expedição – Malote – ramal 9779.

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Serviços de Confecção de Carimbo – compreende a confecção de carimbos, alteração da sua base (borracha), refis e tintas.

  1. As solicitações para confecção de carimbos, alteração da sua base (borracha), refis e tintas devem ser encaminhadas à CAEX/DCOM, da seguinte forma:
  2. Verificar se existe refil que possa ser reutilizado.
  3. Elaborar Modelo do Carimbo em formato PDF.
  4. Preencher uma solicitação digital no SPA, site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 64 (compra) e assunto 1184 (compra-confecção de carimbo), após, no campo detalhamento, preencher objetivo/justificativa, nome do responsável, e-mail e ramal para contato.
  5. Inserir o arquivo (modelo do carimbo) citado no passo 2.
  6. Encaminhar para CAEX/DCOM.
  7. Anotar o nº da solicitação digital do SPA para acompanhamento do atendimento.
  8. Visando padronizar a confecção dos carimbos, segue abaixo modelo:
    Nome do Servidor
    Cargo ou Função
    SIGLA
    SIAPE ou Portaria
  9. Anotar o nº da solicitação digital do SPA para acompanhamento do atendimento.

Observações:

  • Caso o Setor disponha de refil de carimbos inutilizados poderá enviar, via malote, à Coordenadoria de Compras de Material de Consumo para reaproveitamento. Favor encaminhá-los ao prédio 2 da Reitoria, Sala 601 – CAEX/DCOM.
  • Caso o reaproveitamento seja para a própria solicitação feita, pedimos que os carimbos sejam encaminhados através do malote, informando na embalagem o número da solicitação ao qual se referem.
  • A confecção de carimbos depende da disponibilidade orçamentária na rubricas de Serviços-Terceiros/Pessoa Jurídica do Centro.
  • Não há prazo fixo para entrega dos carimbos. Assim, a CAEX não estima prazo de entrega.
  • Para um melhor entendimento dos procedimentos realizados, segue fluxo de cada etapa:

    1. Requerente envia a solicitação digital para CAEX/DCOM
    2. Solicitação é recebida pela CAEX;
    3. O Fornecedor resgata, uma vez por semana, as solicitações na CAEX e faz o orçamento;
    4. A CAEX recebe o orçamento, verifica os valores. Em caso positivo, é emitida Solicitação de Nota de Empenho;
    5. A Solicitação de Nota de Empenho é encaminhada ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) para registro;
    6. Ao receber o empenho registrado pelo DCF, o fornecedor confecciona os carimbos e os entrega na CAEX;
    7. A CAEX encaminha às solicitações digitais aos requerentes com o seguinte despacho: Solicitação atendida. Carimbo será encaminhado através do malote.
    8. Cada carimbo é encaminhado ao seu respectivo requerente através do malote. Este procedimento leva, em média, três semanas.
  • Caso necessário, eventuais dúvidas poderão ser sanadas através do e-mail da CAEX/DCOM: caex@contato.ufsc.br.

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Solicitação de Equipamento – compreende solicitação para utilização de equipamentos sob responsabilidade da Coordenadoria Administrativa do CED.

  1. Preencha o termo de responsabilidade de utilização de equipamento ou o termo de responsabilidade de utilização de equipamento de acessibilidade e entregue junto à Coordenadoria Administrativa do CED para posterior avaliação e resposta.

Observações:

  • O termo deverá ser preenchido por um servidor lotado no CED.
  • Telefones úteis: Serviço de Espaço Físico da CAA/CED – ramal 3553 ou 4568.

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Serviços de Transporte de Pessoas – compreende transporte de pessoas para atividades administrativas e acadêmicas com veículos de propriedade da UFSC. Esta atividade não abrange viagens de estudo, visita técnica ou encontros/eventos estudantis, que devem ser viabilizados junto à Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis.

  1. Verificar junto ao Setor de Transporte, ramal 9271, o cronograma de utilização de veículos e motoristas disponíveis.
  2. Após definição da data, preencher devidamente o Formulário de Requisição de Transporte e salvar em formato PDF.
  3. Preencher uma solicitação digital no SPA, no site http://acesso.egestao.ufsc.br/solar, grupo de assunto 315 (veículo) e assunto 1277 (requisição de transporte). Após, no campo detalhamento, preencher objetivo/justificativa, nome do responsável, e-mail e ramal para contato.
  4. Inserir o arquivo (formulário de pedido) citado no passo 2.
  5. Encaminhar o SPA para o setor CED.
  6. Anotar o nº da Solicitação do SPA para acompanhamento do atendimento.

Observações:

  • A aprovação do pedido é condicionada à disponibilidade financeira na rubrica de diária do Setor solicitante para pagamento das despesas de alimentação e hospedagem do motorista.
  • Registre no formulário de requisição de transporte o telefone celular do requerente e solicite o telefone do motorista para evitar qualquer transtorno no dia da viagem.
  • Telefone útil: Divisão de Transporte PU – ramal 9271.

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Serviço de Solicitação de Placas de Identificação – compreende todo tipo de serviço relacionado ao pedido de placas de identificação para todos os setores do CED.

  1. Preencher devidamente a Solicitação de Placa de Identificação disponível no portal do CED, no menu “SERVIÇOS” à esquerda, adicionando identificação do solicitante (nome completo, lotação, e-mail e telefone), justificativa do pedido, características do que será impresso na placa, tamanho da placa e local de instalação;
  2. O Setor de Comunicação do CED receberá o pedido por e-mail e aguardará um número mínimo para efetivação dos pedidos, pois a empresa só atende a uma metragem mínima por solicitação;
  3. Com pedidos suficientes para a confecção das placas, o Setor de Comunicação solicitará autorização da SECARTE para cessão do saldo para o CED. Após autorizado saldo, o setor de comunicação encaminhará demanda ao setor de compras do CED para lançamento do empenho.
  4. Após receber o empenho, o setor de comunicação entrará em contato com a empresa para confecção das placas.
  5. A empresa enviará a arte das placas solicitadas para o Setor de Comunicação através do e-mail, e o mesmo enviará a mesma arte para o usuário que a solicitou também através do e-mail. O usuário deve conferir se todas as características estão corretas.
  6. Após as conferências as placas serão confeccionadas e o Setor de Comunicação será o responsável por acompanhar o serviço de troca e instalação de novas placas.

Observações:

  • Telefone útil: Setor de Comunicação do CED – ramal 4568, e-mail comunicacao.ced@contato.ufsc.br
  • A Secretaria de Cultura e Arte da UFSC (SECARTE) é a responsável pelos Serviços Gráficos utilizados para a produção das placas, e mantém contrato com a empresa Ferroprint Tecnologia Ltda. O CED utiliza deste contrato solicitando autorização para a SECARTE para a produção das placas. O número do contrato é 12/2017.

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